MANUAL INTERNO DE POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JOSÉ PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.
HOTEL CUELLAR’S

 

1. MARCO LEGAL Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

Con el ánimo de prestar el mejor servicio, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., procura brindar siempre la más completa protección, conservación y confidencialidad de los datos personales que nuestros usuarios nos ha entregado. Para ello, en el marco de lo dispuesto en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, en la Ley 1581 de 2012 "Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" y los Decretos Reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y  1074 de 2015, se ha definido la presente política de privacidad y tratamiento de datos, en la cual se da a conocer la información general del responsable de los datos, el tratamiento de los mismos y la finalidad, los derechos que le asisten como usuario de nuestros servicios, los canales que hemos dispuesto para que los titulares puedan ejercer sus derechos, las medidas de seguridad sobre la información implementadas y la entrada en vigencia de esta política.
 
El ámbito de aplicación de esta política será aplicable a todos los datos personales registrados y por registrar en las bases de datos objeto de tratamiento por parte de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., como responsable del tratamiento.

2. INFORMACIÓN GENERAL

2.1. DATOS DEL RESPONSABLE

JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., entidad responsable del tratamiento de los datos personales de sus usuarios, es una entidad comercial con personería jurídica, identificada con NIT 814.003.583-9, domiciliada en la Carrera 23 Nº 15-50 de Pasto - Colombia, correo electrónico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. y teléfono de contacto: +57-2-7232879.

2.2. DEFINICIONES

En el marco de lo establecido en el Artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se retoman las definiciones previstas, que serán utilizadas en el presente documento, así:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

3. AUTORIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, se requiere la autorización previa e informada del Titular sobre el tratamiento; por lo cual, mediante la aceptación del presente Manual Interno de Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, todo usuario de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., que facilite información sobre sus datos personales está otorgando el consentimiento del tratamiento de sus datos en los términos y condiciones dispuestos por la organización.

La autorización del Titular no será necesaria cuando sea:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

4.1. ALCANCE

La presente política de privacidad y tratamiento de datos personales se aplica a la información registrada y por registrar en las bases de datos de clientes, proveedores y empleados, de las que dispone JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.; información que le ha sido suministrada por ellos en las diferentes actividades empresariales y comerciales que se realizan.

4.2. INFORMACIÓN RECOLECTADA OBJETO DE TRATAMIENTO

De acuerdo con los diferentes servicios empresariales y comerciales que presta JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., la información que los usuarios suministran, entre otros, es la siguiente:

  1. Clientes: datos personales de mayores de 18 años, datos públicos de menores de 18 años, algunos de sus datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación y algunos datos de contenido socioeconómico.
  2. Proveedores: datos personales de mayores de 18 años, algunos datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación y algunos datos de contenido socioeconómico.
  3. Trabajadores: datos personales de mayores de 18 años, datos públicos de menores de 18 años, algunos de sus datos generales y específicos de identificación, datos de ubicación y algunos datos de contenido socioeconómico.
  4. Usuarios en general: a través de las cámaras de seguridad que captan algunos datos biométricos de la persona como geometría facial o corporal, fotografías, vídeos.

4.3. VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN

Los datos de identificación personal se verifican directamente del documento legal y de documentos complementarios, que, de acuerdo con el tipo de usuario, aporta cada uno. Para la demás información suministrada, se aplica el principio de buena fe y por ende se presume de su legalidad y veracidad. JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., no se obliga a verificar la totalidad de los datos recolectados y por tanto, no se asume la responsabilidad de daños y/o perjuicios que de cualquier naturaleza pueda originar la veracidad, autenticidad, vigencia o suficiencia de la información suministrada. El Usuario responderá, en cualquier caso, por la veracidad de los datos facilitados, reservándose JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S. el derecho a excluir de los servicios registrados a todo aquel que haya facilitado datos falsos.

4.4. INFORMACIÓN RECOLECTADA DE MENORES DE EDAD

JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., atendiendo a lo consagrado en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012, no realiza tratamiento de datos de menores de edad, salvo cuando éstos son de naturaleza pública y sobre los cuales se respeta los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes.

4.5. FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

El tratamiento de todos los datos personales de las bases de datos que JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., maneja, tienen las siguientes finalidades:

 

BASE DE DATOS FINALIDADES
CLIENTES
  • Finalidades varias - Fidelización de clientes
  • Finalidades varias - Procedimientos administrativos
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de clientes
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión fiscal
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Históricos de relaciones comerciales
  • Marketing
  • Publicidad y prospección comercial - Encuestas de opinión
  • Publicidad y prospección comercial - Prospección comercial
  • Publicidad y prospección comercial - Publicidad propia
  • Publicidad y prospección comercial - Segmentación de mercados
  • Publicidad y prospección comercial - Sistemas de ayuda a la toma de decisiones
  • Publicidad y prospección comercial - Venta a distancia
  • Servicios económico-financieros y seguros - Cuenta de crédito
PROVEEDORES
  • Finalidades varias - Procedimientos administrativos
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de cobros y pagos
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de facturación
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión de proveedores y contratistas
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión fiscal
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Históricos de relaciones comerciales
RECURSOS HUMANOS
  • Capacitación
  • Información de empleados
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión administrativa
  • Gestión contable, fiscal y administrativa - Gestión económica y contable
  • Recursos humanos - Control de horario
  • Recursos humanos - Formación de personal
  • Recursos humanos - Gestión de nómina
  • Recursos humanos - Gestión de personal
  • Recursos humanos - Gestión de trabajo temporal
  • Recursos humanos - Prestaciones sociales
  • Recursos humanos - Prevención de riesgos laborales
  • Recursos humanos - Promoción y gestión de empleo
  • Recursos humanos - Promoción y selección de personal
  • Finalidades varias - Procedimientos administrativos
CÁMARAS DE SEGURIDAD
  • Seguridad

 

4.6. AVISO DE PRIVACIDAD

JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., se compromete con los usuarios a guardar la debida privacidad de los datos suministrados por los usuarios y que son almacenados en las diferentes bases de datos los que no serán utilizados para otras finalidades de las ya descritas, salvo mandato judicial, normativo o legal que determine la entrega de información u otra finalidad.

4.7. AUTORIZACIÓN Y FORMA DE OTORGARLA

La autorización que el titular otorga a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., como responsable del tratamiento de sus datos personales, requiere de su consentimiento libre, previo, expreso e informado que lo otorga con la aceptación ubicada en los canales y mecanismos, físicos y/o electrónicos de recolección de información y demás formatos establecidos los cuales son de conocimiento del titular, en los cuales se describe la finalidad del tratamiento de su información. La autorización debe ser previa a la recolección de sus datos personales de manera que el usuario o titular puede decidir sobre ello.

5. DERECHOS Y DEBERES

5.1. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR

En el marco de lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen los siguientes derechos:  

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., cuando considere que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente Ley 1581 de 2012.
  3. Ser informado por JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5.2. DEBERES DE JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.

En el marco de lo establecido en el Artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y con relación al tratamiento de datos personales, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., tiene los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley 1581 de 2012.
  4. Actualizar la información reportada por JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
  6. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la presente ley, cuando a ello haya lugar.
  7. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  8. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  9. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  11. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

De acuerdo con el literal a) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene el derecho de conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., cuando considere que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Por lo anterior, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., dispone de los mecanismos para atender las peticiones, consultas y/o reclamos que realicen los titulares con respecto al tratamiento de sus datos personales, que se encuentran definidos en el punto 4.1 del presente documento.

6.1. ATENCIÓN DE USUARIOS

Los titulares de los datos personales sobre los cuales JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., realiza tratamiento, pueden ejercer los derechos que les otorga la Ley 1581 de 2012, presentado su documento de identificación a través de los siguientes canales de atención:

  1. A través de petición escrita dirigida a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., Carrera 23 Nº 15-50 de Pasto – Colombia.
  2. A través de correo electrónico dirigido a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.,  a la dirección: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
  3. A través de la sección “Contáctenos” del sitio web: http://www.hotelcuellars.com

6.2. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN DE REQUERIMIENTOS POR PARTE DE LOS USUARIOS

Todos los usuarios de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., de manera gratuita y en el momento que lo requieran, podrán presentar una solicitud de consulta, rectificación, actualización, reclamos, supresión de sus datos personales o revocatoria de autorización, a través de los canales de atención a usuarios que se han dispuesto, indicando los datos de identificación, dirección de notificaciones y envío de correspondencia.

6.3. PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS PARA DAR RESPUESTA A REQUERIMIENTOS

Los diferentes tipos de requerimientos sobre el tratamiento de datos personales que los usuarios interponen ante JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., a través de los canales de atención al usuario dispuestos, se resolverán de la siguiente manera:

6.3.1. CONSULTAS

Las solicitudes de consulta que se hayan solicitado por cualquiera de los canales de atención de usuarios, se responderán en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles contados a parir de la fecha de recepción del requerimiento. En caso de que exista algún tipo de imposibilidad para dar respuesta en el plazo definido, se enviará al usuario la respectiva justificación e información de nueva fecha de respuesta la cual no será superior a los cinco (5) días siguientes del vencimiento del primer término.

6.3.2. RECLAMOS

Conforme con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., a través de los canales definidos para la atención de usuarios, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que el reclamo no sea de competencia de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y se informará al titular de este procedimiento.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.3.3. SOBRE RECTIFICACIÓN y ACTUALIZACIÓN

Cuando se trate de rectificación y/o actualización de datos, además de lo indicado en el punto 4.2 de este documento, es necesario que el titular o el causahabiente describa de forma clara y precisa los datos personales objeto del tratamiento, la petición que solicita y los documentos o elementos que faciliten la ubicación de dichos datos. Estas solicitudes se responderán en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a parir de la fecha de recepción del requerimiento. En caso de que exista algún tipo de imposibilidad para dar respuesta en el plazo definido, se enviará al usuario la respectiva justificación e información de nueva fecha de respuesta la cual no será superior a los cinco (5) días siguientes del vencimiento del primer término.

6.3.4 SOBRE SUPRESIÓN

Conforme con lo indicado en el literal e) del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene el derecho de solicitar la supresión o eliminación de sus datos personales cuando el usuario considere: 1.- Que ya no son objeto de tratamiento y/o haya expirado el plazo de tratamiento por parte de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S.; 2.- Que el tratamiento de sus datos personales, no respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, determinación que será expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio y quien definirá la revocatoria y/o supresión. JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., atendiendo la solicitud de supresión, realizará el procedimiento de forma que los datos personales no puedan ser recuperados. Es necesario aclarar que, la supresión de datos personales no podrá hacerse efectiva cuando medie un deber contractual o legal para permanecer en la base de datos, cuando estén en curso otros requerimientos interpuestos sobre los datos que estén en trámite y/o cuando medie una actuación judicial o administrativa.
 
6.3.5 SOBRE REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN

Previa la acreditación de identificación, el titular puede solicitar la revocatoria de autorización dada a JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., sobre el tratamiento de datos personales. Es necesario que el titular, de forma escrita y expresa defina si se trata de una revocatoria total o revocatoria parcial, para lo cual debe indicar puntualmente el o los tratamiento(s) y/o finalidad(es) a revocar. Este procedimiento se realizará siempre y cuando no vaya en contra de mandatos administrativos, judiciales y/o legales. Para dar respuesta a este tipo de requerimiento, se respetará el plazo que a las solicitudes que presenten los usuarios, prevé la Ley 1581 de 2012.

7. MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS SOBRE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con el literal g) del artículo 4 y el literal d) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., dispone de las siguientes medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  • Acceso a los datos a través de usuario, contraseñas y roles definidos en los sistemas de información a trabajadores autorizados.
  • Auditoría interna para rastreo de las actividades realizadas sobre los datos en los sistemas de información.
  • Procesos y procedimientos de las copias de respaldo.
  • Protección con contraseña de los computadores desde los que se realiza el tratamiento de los datos.
  • Cláusulas de acceso, confidencialidad y uso de los servicios electrónicos en los contratos laborales de los trabajadores.
  • Contratos de tratamiento de datos personales con terceros.
  • Almacenamiento y custodia de los archivos físicos.

8.    VIGENCIA

Esta política de tratamiento de datos personales, entra en vigencia a partir del primero de junio de 2017. Sobre todos los datos personales suministrados por los diferentes usuarios de JOSE PLUTARCO CUELLAR Z. S. EN C. S., serán conservados y el tratamiento y finalidades previstas tendrán una vigencia de diez (10) años, contados a partir de su captura o ultimo tratamiento o conforme la normatividad vigente que regule el tiempo de conservación de información.

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The Hotel Cuellar of Pasto was founded 29 years ago on November 9, 1983, where the original plan was to build a building with a bowling alley and an office block ...

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